Rola informacji w organizacji

Coach

Czyli krótki elaborat na temat wagi informacji od konwentowiczów dla organizatorów konwentów. Tekst pisany głównie dla uczestników, gdyż aktualnie w ich rękach leży to, jak będzie wyglądał konwent i co zostanie im zaserwowane.

Co mamy teraz?

Organizatorzy to w zasadzie załatwiacze. Załatwiają budynek, sprzęt, ludzi, panele, atrakcje, a potem na ten cały załatwiony bałagan wsypują się konwentowicze, i zaczyna się tango — co będzie, to będzie. A to jedna sala jest za mała, inna za duża, panele są w głupich godzinach, nakładają się na siebie, jedne sale są przepełnione, inne puste, brakuje sleepów, brakuje papieru... Cuda wianki i gra Convention!...

Dlaczego?

Kunszt organizatora to dobre zgadywanie. Ile osób przyjedzie, ile będzie kasy, ile można wydać, jaki budynek dobrać, by nie było przepełnienia ani pustek, ile sal przeznaczyć na atrakcje, a ile na sleepy, ile kasy wpompować w nagrody, ile w atrakcje... Wszystko to zgadywanie, a nie organizacja. Zgadywanie opiera się na bardzo nikłych podstawach: na obserwacjach, doświadczeniu, zakładaniu... Słowem — ganianie się z czarnym kotem nocą we mgle.

Czego potrzeba?

Rezerwujcie wejściówki! Rejestrujcie, wypełniajcie ankiety (jeśli są), zgłaszajcie orgom czego chcecie, co wam się podoba, a co jest waszym zdaniem bez sensu. Tyle. Niewielki wysiłek, ale jeśli go nie olejecie, to efekty będą spore. Jak komuś się chce dalej czytać, to parę przykładów podam.

Budżet: Konwent to spory wydatek. Nie każdy konwent ma zapas środków z poprzedniej edycji, przeważnie finansuje się go z prywatnej kasy, którą przy odrobinie szczęścia odzyskuje się po konwencie. Rozwiązanie to jest dupiate, bo ogranicza dostępne środki finansowe do wysokości ściepy, do tego bardzo uważa się z wydatkami, żeby w razie czego nie skończyć pod kreską. Zastrzyk gotówki pojawia się dopiero w połowie konwentu, jak już na kasie jest jakaś forsa. Ale wtedy można sobie ją co najwyżej zwinąć w rulonik i wsadzić głęboko...Porządny konwent wymaga wcześniejszych przygotowań, w tym zakupów. Rezerwując wejściówkę dajesz organizatorowi do ręki kasę na bieżące wydatki, którą można od razu wpompować w kon.

By zaplanować budżet trzeba: rezerwacji.
Ilość: Wiedząc ile osób będzie na konwencie można sensownie rozplanować ilość sleepów, wydrukować odpowiednią ilość biletów i identyfikatorów, tak, by ich nie zabrakło, ale także by naddruk nie był kasą wyrzuconą w błoto. Jeśli budynek konwentu ma ograniczenia miejsca, to można w odpowiednim momencie zareagować i uniknąć sytuacji, gdy ktoś przejeżdża pół Polski pocałować klamkę.

Znając pewną ilość ludzi można też powalczyć o sponsorów. Zupełnie inaczej rozmawia się z potencjalnym sponsorem operując jedynie zakładaną liczbą uczestników, a zupełnie inaczej, kiedy ma się już za sobą rząd zarejestrowanych i opłaconych dusz i rzuca konkretne liczby. Sponsorzy to nie tylko nagrody czy kasa do budżetu. To często wymierne korzyści dla konwentowiczów. Mając w ręku listę np. 400 uczestników, można iść do managera pizzerii i wywalczyć naprawdę fajne zniżki i promocje.

By znać ilość trzeba: rezerwacji.
Rozplanowanie atrakcji: To najgorsza część planowania, zwłaszcza jeśli wprowadza się na konwencie jakieś nowości. Wiele konkursów zdechło tylko dlatego, że nie było zainteresowania, wiele nie wyszło, gdyż zainteresowanie przekroczyło założenia, i organizatorzy nie byli w stanie opanować sytuacji. Tu zdarza się naprawdę wiele pomyłek, atrakcje wylatują, bo komuś wydaje się, że nie będzie zainteresowania, a potem okazuje się, że wywalono hit. Atrakcje dla trzech osób potrafią zeżreć czas sali oraz kasę atrakcji, która zgromadziła 100 osób, na malutkiej sali, do tego cierpiąc z braku sprzętu i dofinansowania.

Do rozplanowania atrakcji potrzeba: wczesnego ogłoszenia listy atrakcji oraz stworzenia ankiet, uczestnictwa w ankietach.
Współpraca organizatorów z uczestnikami: Orgowie i uczestnicy spotykają się w zasadzie dopiero na samej atrakcji i tam ustalają szczegóły lub ewentualnie zapisują się na listę gdzieś na kasie, przy czym dogranie detali i tak ma miejsce już w czasie atrakcji, czyli na żywioł. Powoduje to przestoje, opóźnienia i ogólny chaos, a w przypadku ilości uczestników przekraczających możliwości orgów, prowadzi wprost do tragedii. Najwyraźniejszymi przykładami są DDR i karaoke, gdzie wybranie podkładu i tekstu trwa przynajmniej tyle, ile sam utwór. Flagowym przykładem jest cosplay, Na Magnificonie numer wprowadzenie wcześniejszych rejestracji pozwoliło płynnie przeprowadzić część sceniczną, mimo iż ilość uczestników dwukrotnie przeskoczyła szacunki. Również współpraca i wcześniejsze przygotowania pozwoliły uczestnikom godnie się zaprezentować.

Wcześniejsze ustalenia oraz kontakt łamią też podstawowe ograniczenie dotychczasowego modelu organizacji: konwentowicz przychodził na to, co mu dawał org, i z tym kombinował. Ugadując się wcześniej, można zrealizować własne ciekawe projekty, atrakcje, performance. Przykładem może być scenka grupy Mekyo! — występ, do którego ustawianie świateł trwało połowę nocy. Efekt był genialny, ale nie szło by go osiągnąć bez kooperacji.

Do współpracy potrzeba: chęci i nawiązania kontaktu przed konwentem.
Większe projekty: Na konwentach pojawiają się coraz bardziej skomplikowane atrakcje wymagające nakładów finansowych, ogromu pracy i zaangażowania większej grupy ludzi, często łączące się z innymi ciekawymi rzeczami. Sęk w tym, że ich stopień skomplikowania jest tak duży, że mogą się sypnąć w wielu miejscach i bez planowania nie wyjdą jak trzeba.

Do realizacji potrzeba: wspólnej pracy na wspólne dobro.

Donald Mazi

Teraz trochę utopii, czyli co mi się widzi, żeby fajnie było.

Organizatorzy prowadzą rezerwacje. Każdy zarezerwowany dostaje swój login i hasło do serwisu konwentu, a także numerek ID. Na miesiąc przed konwentem organizatorzy umieszczają listę atrakcji na sieci, wraz z opisem. Przy każdej atrakcji istnieje możliwość ankietowego zaptaszenia chęci udziału jako widz bądź uczestnik, a w przypadku atrakcji wymagających wcześniejszej rejestracji — stosowna opcja i instrukcje. Konwentowicz dostawałby także dostęp do innych usług (które powoli się kroją), takich jak system łączenia podróżnych w grupy, czy rezerwowanie miejsc w sleepach specjalnego przeznaczenia (np. cichych, tylko do spania). Online można by też odwalać większość rzeczy, które powodują konwentowe przestoje, np. wklepywanie danych na kasie. Odnalezienie numeru ID w systemie to kwestia wstukania 3 klawiszy, co powinno znacząco zredukować oczekiwanie przed wejściem. System by się powoli rozwijał, z czasem przejmując na siebie te rzeczy, które na samym konie powodują bałagan i przestoje, a które wcześniej można załatwić komfortowo i na spokojnie.

Docelowo system taki stałby się platformą niezależną od konwentu, uniwersalnym narzędziem dostępnych dla wszystkich ekip organizacyjnych.

Podsumowanie

Nie zapominajcie o tym, że wasz wkład w konwent nie zaczyna się ani nie kończy w momencie wygrzebania z portfela kilku groszy przy wejściu. Wy tworzycie konwent. Jeśli chcecie, by standardy konwentowe rosły, musicie sami o to zadbać, bo organizatorzy sami z siebie nie powalczą już za bardzo. Zresztą, już można zaobserwować, że ekipy organizacyjne padają pod ilością osób i ciężarem konu, i albo się wycofują, albo dla własnego zdrowia — ograniczają ilość uczestników do ilości dającej się ogarnąć w improwizowany sposób.

Tekst ten nie jest czczą koncepcyjną gadaniną. Trwają prace nad projektami, które przekraczają możliwości grupki aktywnych działaczy, i do których potrzeba będzie Waszego wsparcia i niewielkiego, acz aktywnego udziału. Projekty te są jednocześnie podstawą innych, bardziej zaawansowanych. Wasza bierność może je uwalić na samym starcie, a wasza pomoc — nadać im ogromną moc. Więc jak towarzysze, pomożecie?

Dodaj do:

Zobacz także

Z tą publikacją nie są jeszcze powiązane żadne sznurki.

Dodaj sznurek

Ocena

Wystawiać oceny mogą tylko zarejestrowani użytkownicy.

7,93/10 (14 głosów)

Komentarze

Ilość komentarzy: 31 dodaj

REKLAMA

[1] Re: Rola informacji w organizacji

Froh [78.8.106.*], 08.05.2008, 15:43:37, oceny: +0 -0

Rise of e-Coach
Ciekawy pomysł - choć i tak kwestia ułatwień organizacji wynika z czynnika ludzkiego, czyli jak podejdzie do zgromadzonej informacji, jak się nią podzieli z współorgami i jak zostaną one wprowadzone w życie. IMHO Nie jest to duży problem przygotować taki system (choćby w kształcie forum) i rozpowszechnić taki "szablon" - problem jest w użyciu tej utopii w samym prowadzeniu konwentu. Ba, przepływ informacji w drugą stronę lub wewnątrz - to jest dopiero coś. :P